¿HASTA CUÁNDO DEBO CONSERVAR LA DOCUMENTACIÓN DE MI EMPRESA?

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Cuando desarrollamos una actividad económica pasan por nuestras manos todo tipo de documentos distintos con el fin de justificar las operaciones realizadas y es entonces cuando nos preguntamos: ¿hasta cuándo debo conservar la documentación de mi empresa?

Tanto si se trata de documentos recibidos como de documentos emitidos (libros, facturas, contratos, etc) existen dos principales motivos por los que debemos conservar dicha documentación:

  1. Porque pueden ser exigidos en el futuro por la propia Administración pública en sus funciones de comprobación e inspección.
  2. Porque legalmente la normativa reguladora así lo obliga con carácter imperativo.

En este sentido, el plazo que hemos de cumplir lo marca el artículo 30 del Código de Comercio:

“Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.”

Teniendo en cuenta que este artículo corresponde al Título III sobre la “Contabilidad de los empresarios”, podríamos pensar que dicho plazo se refiere sólo a la documentación contable (libros diarios, inventario y cuentas anuales, actas, etc.), pero resulta evidente que la contabilidad por sí sola no justifica suficientemente la realidad de las operaciones realizadas de nuestra actividad económica.

Por este motivo, desde el último día de cada ejercicio, toda la documentación correspondiente al mismo, ya sea de tipo contable, fiscal, laboral o mercantil, debe guardarse durante los 6 siguientes años, salvo que otra norma exija un plazo mayor.

Podemos establecer un calendario para la conservación de la documentación de la empresa centrándonos en los plazos de prescripción de las obligaciones, sobre todo en materia tributaria, prescribiendo de forma general en los siguientes plazos:

 

Estos plazos empezarían a computar, en el caso de las infracciones fiscales, desde el último día del plazo voluntario para la presentación de la liquidación o declaración correspondiente y, en el resto de supuestos, desde el mismo momento de cometerse la infracción.

No obstante, sería imprudente quedarnos simplemente con estos plazos, ya que, en el desarrollo de las actividades económicas, se producen operaciones y obligaciones cuyo vencimiento supera los plazos anteriormente expuestos.

A continuación, presentamos unos ejemplos de documentación que tendremos que conservar durante más tiempo, debido a sus vencimientos:

  • Préstamos: conservar hasta que sean devueltos.
  • Inmovilizado: conservar hasta que sea amortizado y/o vendido.
  • Bienes de inversión: conservar hasta que se haya cumplido el plazo de regularización del IVA (9 años para terrenos y edificaciones).
  • Ejercicios con bases imponibles negativas: conservar hasta 4 años después de su compensación.

Si, por el contrario, el plazo de prescripción de cualquier tipo de obligación u operación es inferior al establecido con carácter general por la ley, es recomendable conservar la documentación relacionada con las mismas, como mínimo, hasta llegar a los 6 años.

Para concluir, no debemos olvidar lo establecido en la Ley 10/2010, de 28 de abril, en cuyo artículo 25 se recoge que los sujetos obligados a la misma conservarán durante un período mínimo de 10 años la documentación en la que se formalice el cumplimiento de sus obligaciones en materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, concretamente copia de los documentos exigibles en aplicación de las medidas de diligencia debida y original o copia con fuerza probatoria de los documentos o registros que acrediten adecuadamente las operaciones, los intervinientes en las mismas y las relaciones de negocio.